February 25, 2026
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Moin Liebe Trucking-Community
Wie bereits angekündigt, stehen wir nun kurz vor dem Abschluss der Implementierung der German Ports Release Order. Wichtig ist: passify führt keinen völlig neuen Prozess ein. Wir erweitern nur bestehende Workflows, um den Anwendungsfall German Ports zu berücksichtigen. Diese Woche haben wir die Funktion „Germans Port Sync” im Trucking Company Portal veröffentlicht. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Neuerungen und der Punkte, die ihre Beachtung benötigen.
1. Neu: Die Synchronisierung mit German Ports aktivieren
Die Synchronisierung basiert auf der bei der Registrierung angegebenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss mit der bei German Ports registrierten Nummer übereinstimmen. Nach der Genehmigung ruft passify automatisch die zugehörigen German Ports-IDs direkt von German Ports ab.
Zu den Neuerungen gehören:
- Automatische Synchronisierung alle 24 Stunden, wenn sich die German Ports-IDs ändern
- Manuelle Synchronisierungsoption für Portaladministratoren
- Klare Sichtbarkeit des Synchronisierungsstatus im Portal
- Fehlerbenachrichtigung bei Nichtübereinstimmung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Neusynchronisierung nach Umsatzsteuerkorrektur
Ein Transportunternehmen kann mit mehreren German Ports-IDs verknüpft sein. Diese werden an das jeweilige Terminalbetriebssystem übertragen. Wann immer ein Fahrer akzeptiert oder entfernt wird, wird eine automatische Aktualisierungsanfrage an das Terminalsystem gesendet.
2. Erforderliche Maßnahmen
- Überprüfen Sie Ihre Umsatzsteuer-ID
- Überprüfen Sie Ihren Synchronisierungsstatus
Bitte regelmäßig:
- Überprüfen Sie ausstehende Fahreranfragen
- Laden Sie fehlende Fahrer oder Subunternehmer ein
- Entfernen Sie inaktive Fahrer
Genaue Fahrerdaten sind für einen reibungslosen Terminalbetrieb unerlässlich.
3. Erinnerung: Zuvor angekündigte Erweiterungen
- Fahrer werden nun in zwei Listen kategorisiert: Bestätigt und Angefragt.
- Alle Anfragen zum Beitritt zu Ihrem Unternehmen erscheinen in der Liste Angefragt und werden nach Annahme in die Liste Bestätigt verschoben.
- Anfragen von Fahrern müssen vom Unternehmen über die Liste „Angefragt“ angenommen werden.
- Sie können Fahrer über die Option Trucker hinzufügen in diesen Listen zu Ihrem Unternehmen einladen.
- Einladungen aus dem Trucking Company Portal müssen vom Fahrer in der App angenommen werden.
- Fahrer können nun als Subunternehmer oder Angestellte zum Unternehmen hinzugefügt werden; dies kann in der Einladung festgelegt werden.
- Fahrer können über die App eine Anfrage zur Verknüpfung mit einem Unternehmen stellen.
- Bei der Annahme oder Einladung eines Fahrers können Unternehmen optional ein Enddatum festlegen, wodurch die Zuordnung des Fahrers automatisch beendet wird.
Die Kernprozesse bleiben unverändert und wurden lediglich erweitert. Sie können sich Videos mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zu diesen Funktionen im folgenden Abschnitt „Videoanleitungen” ansehen.
4. Videoanleitungen
Um Sie zu unterstützen, haben wir kurze Schritt-für-Schritt-Demo-Videos vorbereitet:
- Synchronisation mit German Ports aktivieren
(https://app.supademo.com/demo/cmlrw1lb3012ny30i1lk5c0xn?utm_source=link)
Erklärt die Überprüfung der Umsatzsteuer-ID, den Synchronisierungsstatus und die manuelle Synchronisierung.
- Fahrer verwalten und einladen
(https://app.supademo.com/demo/cmlt4ko5s00070g0hrrgdn07u?utm_source=link)
So genehmigen Sie Anfragen und laden Fahrer ein.
- Fahrer aus der bestätigten Liste entfernen
(https://app.supademo.com/demo/cmlt97dfa00bex80i5c29frq3?utm_source=link)
So heben Sie die Zuweisung von Fahrern zu ihrem Unternehmen auf.
- Registrierungsprozess aus Fahrersicht
(https://app.supademo.com/demo/cmlt9fe4z00ex010ia6kbv4al?utm_source=link)
Zeigt, wie Fahrer bei der Registrierung ein Unternehmen auswählen können.
- Verwaltung von Fahrer-Unternehmens-Beziehungen
(https://app.supademo.com/demo/cmlt9ksl1004gz50i3ejge39s?utm_source=link)
Demonstriert mehrere Unternehmenszuordnungen und die Statusverwaltung.
- Fahrerstatus und Beschäftigungsart bearbeiten
(https://app.supademo.com/demo/cmlt9w252008dz50i5izyvicz?utm_source=link)
So wechseln Sie zwischen „Angestellt” und „Subunternehmer” und verwalten die Fahreraufzeichnungen.
Jedes Video konzentriert sich ausschließlich auf die täglichen Arbeitsabläufe. Bitte informieren Sie alle relevanten Parteien entsprechend. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte über die üblichen Supportkanäle an uns.
Mit freundlichen Grüßen
Das passify Team
Dear Trucking Community
As previously announced, we are now finalising the implementation of the German Port Release Order. Important to note: passify is not introducing a completely new process. We are extending existing workflows to accommodate the German Ports use case. This week, we have released the Germans Port Sync feature in the Trucking Company Portal. Below is a summary of what is new and what requires your attention.
1. New: German Ports Synchronisation Is Active
Synchronisation is based on the VAT ID provided during registration. The VAT ID must match the one registered with German Ports. Once approved, passify automatically retrieves the associated German Ports IDs directly from German Ports.
New additions include:
- Automatic sync every 24 hours if German Ports IDs change
- Manual sync option for Portal administrators
- Clear sync status visibility in the portal
- Error notification in case of VAT ID mismatch
- Re-synchronisation after VAT correction
One trucking company may be linked to multiple German Ports IDs. These are transferred to the respective Terminal Operating System. Whenever a driver is accepted or removed, an automatic update request is sent to the terminal system.
2. Action Required
- Verify your VAT ID
- Check your sync status
Please regularly:
- Review pending driver requests
- Invite missing drivers or subcontractors
- Remove inactive drivers
Accurate driver records are essential for smooth terminal handling.
3. Reminder: Previously Announced Extensions
- Drivers are now categorized into two lists Confirmed Drivers and Driver Requests.
- All requests to join your company appear in the Driver Requests list and once accepted, they move to the Confirmed Drivers list.
- Requests from Truckers need to be accepted by Trucking company via Requested list
- You can invite drivers to your company through Add Trucker option in these lists.
- Invites from Trucking company portal need to be accepted by trucker in app.
- Drivers can now be added as Subcontractors or Employees to the company which can be specified in the invitation.
- Drivers can request association with a company through the app.
- During driver acceptance/invitation, companies can optionally add an end date for automatic driver dissociation.
Core processes remain unchanged and have only been extended. You can view walkthrough videos for these features from the following Video Guides section.
4. Video Guides
To support you, we have prepared short step-by-step demo videos:
- Sync to German Ports for your company
(https://app.supademo.com/demo/cmlrw1lb3012ny30i1lk5c0xn?utm_source=link)
Explains VAT ID validation, sync status and manual sync.
- Manage and invite drivers to your company
(https://app.supademo.com/demo/cmlt4ko5s00070g0hrrgdn07u?utm_source=link)
How to approve requests and invite drivers.
- Remove trucker from confirmed drivers list
(https://app.supademo.com/demo/cmlt97dfa00bex80i5c29frq3?utm_source=link)
How to unassign drivers from your company.
- Driver registration flow
(https://app.supademo.com/demo/cmlt9fe4z00ex010ia6kbv4al?utm_source=link)
Shows how drivers select a company during registration.
- Managing driver-company relationships
(https://app.supademo.com/demo/cmlt9ksl1004gz50i3ejge39s?utm_source=link)
Demonstrates multiple company associations and status handling.
- Update driver company status and employment classification
(https://app.supademo.com/demo/cmlt9w252008dz50i5izyvicz?utm_source=link)
How to switch between Employed and Subcontracted and maintain driver records.
Each video focuses only on daily operational workflows. Please inform all relevant parties accordingly. If you have any questions, please reach out via your usual support channels.
